Đôi khi email xấu có thể làm hại các nhân vật cao cấp. Chẳng hạn như Steven Heyer, cựu giám đốc điều hành của hệ thống khách sạn Starwood, phải từ chức hồi tháng trước vì ban quản trị tập đoàn yêu cầu ông giải thích lời cáo buộc về những bức thư điện tử giữa ông và một nữ nhân viên trẻ hơn.
Một email say đắm cũng đang là tâm điểm trong vụ ra đi không đáng có của phó chủ tịch Wal-Mart Julie Roehm. Truy tìm email phát hiện quan chức không trung thực đóng vai trò quan trọng trong vụ Patricia Dunn bị sa thải ở Hewlett- Packard.
Với hầu hết mọi người, hiểu biết thông thường và đạo đức tốt giúp chúng ta tránh rắc rối. Tuy nhiên, nhiều vấn đề xảy ra với email, và ngay cả những nhân vật cao cấp “nhạy cảm” nhất, luôn “tỉnh táo” trong các khoá tập huấn nhất cũng có thể bị vấp ngã do sơ suất hay thiếu thận trọng. Dưới đây là một số quy tắc cơ bản có thể giúp bạn tránh tình trạng này.
Điều đầu tiên là bạn phải biết các điều tra viên muốn tìm gì. Phần mềm mới nhất không chỉ truy tìm những từ ngữ và cụm từ “nóng hổi” như “giao dịch nội bộ” hay “Hãy phá luật vào ngày mai, lúc 3h47”. Cataphora, công ty giúp luật sư khai thác số liệu trong những vụ phân tích hàng triệu email, sử dụng phần mềm tìm kiếm cụm từ khó phát hiện hơn: ngôn ngữ theo kiểu không rõ ràng có chủ ý (“chuyện chúng ta nên nói”) và kết hợp từ ngữ để thể hiện nỗi lo lắng (“không ngủ được”, “bối rối và hoang mang”, “hối hận”). Bằng chứng rõ ràng từ cuộc điều tra gian lận doanh nghiệp trong ngành phần mềm: “Chúng ta có thể bàn đến chuyện chúng ta nói hôm nọ, khi bàn về chuyện đó không? Khi nào tôi đến gặp ông? Gấp đấy”.
Các công ty không chỉ kiểm tra ngôn ngữ, mà cả thay đổi trong thói quen viết email nữa. Một doanh nghiệp tiến hành điều tra khi một kế toán thường viết thư điện tử trong khoảng 9h sán đến 5h chiều đột nhiên trả lời mail vào nửa đêm.
Ngay cả dòng tiêu đề đơn giản cũng có thể gây tai hoạ - đặc biệt là nếu bạn không thay đổi mỗi lần chuyển chủ đề. Ví dụ, bạn để Công ty X trên dòng tiêu đề bức thư điện tử tháng giêng. Và như nhiều người, bạn cứ để dòng tiêu đề đó mặc dù câu chuyện bàn đến không còn về Công ty X nữa. Và rồi Công ty X gặp vấn đề vào tháng 4. Tất cả các email về Công ty X của bạn, kể cả những bức không liên quan gì nhưng có tiêu đề đó, đều bị xem xét.
“Bạn không bao giờ biết trước được khi nào bản thân và công ty mình lâm vào vụ kiện tụng”, Giám đốc điều hành Cataphora Elizabeth Charnock nói. “Bạn phải làm tất cả những gì có thể để tránh tình trạng bị theo dõi email”.
Trong một vụ hình sự cổ trắng, những người bị điều tra viết thư công việc và bàn về thời nô lệ với một tiêu đề. Thực ra, nô lệ chẳng liên quan gì đến vụ việc nhưng vì nó được nhắc đến trong các email đáng ngờ, nên bức email kia trở nên công khai hơn mức người gửi nghĩ.
K.Linh