Thông thường tại các công ty, những thông tin có giá trị sẽ được lưu trữ ở những bộ phận khác nhau. Các chuyên viên trong lĩnh vực thống kê hoặc công nghệ thông tin (CNTT) sẽ phải mất nhiều thời gian để truy xuất những dữ liệu này. Điều gì sẽ xảy ra nếu như các nhân viên bình thường có thể lấy những thông tin đó một cách dễ dàng giống như khi họ sử dụng các công cụ tìm kiếm như Google?
Đó là điều mà nhiều người quan tâm khi đề cập đến vấn đề liên kết phần mềm khai thác thông tin doanh nghiệp (Business Intelligence – BI) với các công cụ tìm kiếm. Sự liên kết này là một khái niệm có nhiều ảnh hưởng đối với một tổ chức hoạt động theo mô hình tản quyền (decentralized).
Điển hình cho mô hình này là Hiệp hội Giáo dục Quốc gia (NEA) của Mỹ. Đây là tổ chức gồm 3,2 triệu nhà hoạt động về giáo dục và khoảng 14.000 tổ chức giáo dục trên khắp nước Mỹ. Bill Thompson, Giám đốc tài chính của NEA, cho biết tổ chức này muốn có một phần mềm cho phép mọi người, đặc biệt là những nhà quản lý ở cấp tiểu bang, có thể tự tạo và chỉnh sửa các báo cáo.
NEA sẽ sử dụng phần mềm Fast Radar – một sản phẩm BI kết hợp với công cụ tìm kiếm do công ty Fast Search and Transfer cung cấp. Fast Radar sẽ giúp người sử dụng dễ dàng tìm kiếm thông tin liên quan đến tài chính, luật pháp, nghiên cứu và tin tức của các thành viên trong bốn ngân hàng dữ liệu của NEA.
Hiện tại, sản phẩm này đang được thí điểm tại một vài tổ chức thành viên và khoảng đầu tháng Năm năm nay, NEA sẽ triển khai ứng dụng này một cách rộng rãi. Ban đầu, người sử dụng chỉ có thể truy cập thông tin từ các đường dẫn được định sẵn. Sau đó, họ sẽ có thể thu thập dữ liệu dạng văn bản thông qua các công cụ tìm kiếm BI.
Trong khi những lĩnh vực khác liên quan đến CNTT đang ngày càng trở nên phổ biến thì việc tạo ra các bản báo cáo dựa trên công nghệ BI vẫn còn khá mới mẻ. Tuy nhiên, đến năm ngoái, công nghệ này đã được ứng dụng khá rộng rãi. Vào tháng 4-2006, Google đã giới thiệu một sản phẩm mang tên là OneBox dành cho các doanh nghiệp. OneBox cho phép các ứng dụng tìm kiếm của Google có thể tìm những dữ liệu có cấu trúc từ các cơ sở dữ liệu và ngân hàng dữ liệu bên cạnh những thông tin dạng văn bản.
Công cụ OneBox for Enterprise của Google dùng để khai thác thông tin doanh nghiệp. |
Các nhà cung cấp BI như tập đoàn Cognos, Information Builders, Oracle và SAS Institute đang cố gắng tạo ra mối liên kết giữa các sản phẩm BI của họ với công cụ tìm kiếm OneBox. Vào tháng 12-2006, IBM và Yahoo cũng đã giới thiệu một công cụ tìm kiếm hoàn hoàn miễn phí, với tên gọi là IBM OmniFind Yahoo Edition, và Cognos cũng thông báo việc kết hợp công cụ tìm kiếm Cognos 8 Go với OmniFind. Trong tháng 2 năm nay, tập đoàn Hyperion cũng đã giới thiệu sản phẩm Hyperion System 9 Smart có thể liên kết với công cụ tìm kiếm OneBox của Google. Ngoài ra, công ty Business Objects cho biết sẽ tung ra một bộ công cụ mới vào nửa đầu năm nay. Chức năng của công cụ này là tìm kiếm thông tin dưới dạng văn bản trong dữ liệu BI.
John Rome, Giám đốc phụ trách về quản lý dữ liệu của trường Đại học Arizona, đã sử dụng công cụ tìm kiếm của Google và phần mềm BI của Hyperion. “Nếu muốn biết tỷ lệ sinh viên lưu ban hoặc tốt nghiệp, bạn chỉ cần dùng công cụ tìm kiếm này là sẽ có ngay kết quả, thay vì phải xây dựng những câu lệnh truy vấn hoặc sao chép lại nội dung của những người khác đã làm,” ông nói.
Việc kết hợp BI và công cụ tìm kiếm đã mang lại hai lợi ích lớn. Đầu tiên là khả năng kết hợp được thông tin chứa trong dữ liệu có cấu trúc và không có cấu trúc. Khả năng này giúp người sử dụng hiểu rõ vấn đề hơn. Sue Feldman, nhà phân tích của công ty nghiên cứu thị trường IDC, nhận định rằng việc tạo một điểm truy cập đơn lẻ cho mọi thông tin của tổ chức là một trong ba vấn đề hàng đầu về quản lý thông tin mà doanh nghiệp đang phải giải quyết.
“Cách đây hai năm, vấn đề nói trên đã được quan tâm nhiều hơn, vì doanh nghiệp nhận ra rằng khi đưa ra quyết định liên quan đến hệ thống trong tổ chức, họ thường quên đề cập đến khía cạnh nội dung trong đó,” Feldman nói. “E-mail của khách hàng, các trường dạng văn bản nằm trong hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) là những thông tin thuộc về dữ liệu không có cấu trúc. Những thông tin này cũng được xem là phần quan trọng trong kinh doanh. Chúng sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện những vấn đề nào chưa được giải quyết và tránh được trường hợp phải thu hồi các sản phẩm không đạt yêu cầu.”
Carl Turza, Giám đốc công nghệ của Sigma-Aldrich, một nhà cung cấp dược phẩm và hóa chất lớn ở Mỹ, hiện đang sử dụng phần mềm tìm kiếm của Endeca Technologies Inc. Với phần mềm này, khách hàng có thể truy cập những thông tin có cấu trúc và không có cấu trúc về các sản phẩm của công ty.
Turza cho biết một số khách hàng muốn biết những sản phẩm của công ty có xuất xứ từ đâu và cơ quan nào đã kiểm định chất lượng cho chúng, một số khác lại muốn tìm hiểu về mức độ an toàn khi sử dụng các sản phẩm thuốc hay hóa chất của công ty. “Thật lãng phí nếu khách hàng tìm kiếm những thông tin này bằng cách tách riêng chúng ra từng phần,” Turza nói. “Thay vào đó, nếu muốn tìm dữ liệu, khách hàng chỉ cần nhấp chuột vào biểu tượng hoặc dòng chú thích thì kết quả sẽ tự động hiển thị.”
Ngoài ra, công ty này dự kiến sẽ triển khai công nghệ của Endeca trong nội bộ bằng cách đưa công cụ tìm kiếm vào ngân hàng dữ liệu và các kho lưu trữ dữ liệu khác của công ty.
Điểm thuận lợi thứ hai khi kết hợp BI với công cụ tìm kiếm là chỉ cần thực hiện một thao tác đơn giản để tìm kiếm thông tin dưới dạng văn bản thì người sử dụng đã có thể truy cập vào dữ liệu BI thay vì phải gõ câu lệnh truy vấn phức tạp. Với khả năng này, các nhân viên có thể lấy dữ liệu để tạo ra bản báo cáo mà không cần sự hỗ trợ của các chuyên gia về BI.
“Khách hàng rất quan tâm đến việc ứng dụng đại trà công nghệ BI. Họ muốn lấy được dữ liệu từ công cụ BI với một tiến trình đơn giản hơn để có nhiều người hơn tham gia giải quyết những vấn đề liên quan đến thông tin của doanh nghiệp,” nhà phân tích Whit Andrews của công ty Gartner nhận xét.
Theo Thompson, NEA sẽ giới thiệu một sản phẩm mới có thể đạt được hai điểm thuận lợi nói trên. Sản phẩm này sẽ cho phép người sử dụng có thể truy xuất thông tin từ bất kỳ cơ sở dữ liệu nào của NEA và kết hợp các kết quả này với nhau. Hiện tại, NEA đã xây dựng một số câu lệnh truy vấn cho ba trong bốn ngân hàng dữ liệu của tổ chức để có thể xác định thông tin về các thành viên trong tổ chức một cách nhanh chóng.
Phương Nga