Những người ủng hộ định dạng văn bản mở khẳng định cả hai được thiết kế cho cùng một mục đích, nên chỉ cần một. Phe tán thành chuẩn của Microsoft thì tin rằng chúng có mục đích khác nhau, và tồn tại song song để đáp ứng nhu cầu đa dạng của người sử dụng.
Năm 2006, định dạng văn bản mở Open Document Format (ODF) được Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế (ISO) thông qua. Chuẩn này được thiết kế để đại diện cho chức năng của sản phẩm OpenOffice.org, với tên ban đầu là “Open Office XML Format”. ODF không được thiết lập để miêu tả nội dung đã tồn tại trong các văn bản có sẵn. Nó chỉ được thiết kế để phản ánh những thông tin được tạo ra bởi một ứng dụng. Người sử dụng Microsoft Office cũng có thể tải xuống và cài đặt một phần bổ sung miễn phí từ cộng đồng phần mềm mã mở để chuyển đổi văn bản sang ODF. Các ứng dụng kinh doanh hiệu năng như Corel, Koffice, ABIWord... cũng đang hỗ trợ ODF.
Tháng 12/2006, định dạng Open XML của Microsoft (gọi đầy đủ là Ecma Office Open XML, trong đó Ecma là tên viết tắt của European Computer Manufacturers Association, một tổ chức độc lập do các hãng máy tính ở châu Âu lập ra) cũng được thông qua như một chuẩn quốc tế và có thể được sử dụng bởi bất kỳ chuyên viên thiết kế nào, bao gồm cả những đối thủ của Microsoft. Nó cho phép sử dụng ứng dụng hoặc chương trình bất kỳ để đọc văn bản.
Thị trường kinh doanh các ứng dụng hiệu năng rất tán thành định dạng này. Hãng phần mềm mã mở Novell đã giới thiệu một phiên bản của bộ OpenOffice, có thể đọc và viết định dạng Open XML. Corel cũng sẽ hỗ trợ nó trong bộ WordPerfect năm 2007. Microsoft thì đang xúc tiến dụng cụ giúp người sử dụng Office 2000, Office XP và Office 2003 có khả năng đọc và viết Open XML. Bộ Office 2007 mới của hãng này sử dụng Open XML như định dạng dữ liệu mặc định. Sự chấp nhận một cách nhanh chóng và rộng lớn này phản ánh mong muốn của các nhà cung cấp và người sử dụng phần mềm trong việc lưu trữ văn bản với những định dạng dữ liệu mở.
Giống và khác
Chủ đề chuẩn hóa ODF và Open XML đã trở thành một cuộc tranh luận gay gắt về những tính năng đặc sắc của từng định dạng. Trường phái ủng hộ ODF khẳng định rằng Open XML và ODF được thiết kế cho cùng một mục đích, vậy nên chỉ cần một định dạng tồn tại. Phe ủng hộ Open XML, cùng với phần lớn những người sử dụng khác, tin rằng Open XML và ODF ra đời vì những mục đích khác nhau, và sẽ tồn tại song song để đáp ứng nhu cầu đa dạng của người sử dụng (cũng như PDF, RTF, HTML và rất nhiều định dạng văn bản và dữ liệu khác).
Trên thực tế, Ecma Office Open XML và Open Document Format có rất nhiều điểm giống nhau trong quá trình chuẩn hóa. Cả hai đều phải trải qua một quá trình xét duyệt rất dài bởi nhiều nhóm từ các công ty khác nhau. Cả hai đều bắt nguồn từ một sản phẩm phần mềm: ODF từ OpenOffice và Open XML từ các định dạng tệp như .doc, .xls, và .ppt của phiên bản Office cũ.
Tuy nhiên, khác với ODF không đủ khả năng miêu tả nội dung của những văn bản đã tồn tại từ trước, Open XML được tối ưu với mức độ chuẩn xác và chi tiết cần thiết để chuyển tải hàng nghìn dữ liệu đã tồn tại từ trước, bao gồm đặc tả hoàn thiện cho công thức bảng tính và các tính năng khác đang thiếu ở ODF. Open XML cũng đưa ra một khả năng độc đáo là lưu giữ các ngôn ngữ dữ liệu theo ý người dùng trong định dạng văn bản. Các tổ chức và công ty có thể sử dụng Open XML để báo cáo thông tin từ các ứng dụng và hệ thống khác mà không phải chuyển đổi ngôn ngữ lập trình trước. Khả năng này là một sự đổi mới quan trọng giúp các chuyên viên thiết kế trong quá trình đưa thông tin thương mại thời gian thực vào văn bản của họ, hoặc giúp những người có nhu cầu gán “thẻ” (tag) cho hệ thống được phân loại riêng tăng thêm hiểu biết về nội dung văn bản.
Một định dạng là không đủ
Thực tế của việc sử dụng phần mềm ngày nay cho thấy sự tồn tại của rất nhiều các định dạng dữ liệu là nhằm thỏa mãn sự đa dạng về nhu cầu trong ứng dụng phần mềm, trong đó có định dạng cho dữ liệu ảnh, văn bản soạn thảo, lưu trữ, bảng tính, dàn trang, thư điện tử, biểu đồ.... Lấy ví dụ, PDF, Microsoft Office Excel và Microsoft Project là các chương trình chia sẻ dữ liệu, và có thể miêu tả thông tin từ một công việc cụ thể vào bất cứ thời điểm nào. Thế nhưng nhập chung tất cả những định dạng này vào một văn bản sẽ là điều vô lý vì số liệu trong từng thứ đó được tạo ra với mục đích rất khác nhau. Các văn bản PDF cho ứng dụng này sẽ có mục đích là giúp hiển thị phiên bản thông tin cuối cùng. Excel có thể được sử dụng để thực hiện quá trình phân tích dữ liệu, việc mà PDF không thích hợp để làm. Dữ liệu Project bao gồm thông tin về các nhiệm vụ và các nguồn thông tin có thể được soạn thảo bởi người làm dự án, nhưng lại không thích hợp cho việc phân tích và phân bố khái quát trong phiên bản hoàn thiện cuối cùng. Tóm lại, việc kết hợp cả ba định dạng văn bản nói trên sẽ là không thiết thực.
Microsoft hỗ trợ cả 2
Lợi thế của các định dạng dữ liệu mở là sự dễ dàng hỗ trợ nhau giữa mỗi phần. Microsoft đã phát hành một bộ công cụ thích ứng, tạo điều kiện hỗ trợ cho Open XML trong Office 2000, XP và 2003. Họ và nhiều nhà cung cấp phần mềm khác đang cung cấp chương trình bổ sung miễn phí cho Microsoft Office để lưu trữ văn bản sử dụng định dạng PDF. Bộ chuyển đổi miễn phí với nguồn mở để hỗ trợ ODF trong Microsoft Office hiện cũng có tại trang sourceforge.net. Người sử dụng Office XP, 2003 hoặc 2007 có thể cài đặt thêm hỗ trợ ODF cho Office của họ một cách dễ dàng.
Ngoài công cụ chuyển đổi được cài trên từng máy tính để bàn, Microsoft còn cung cấp những công cụ cho việc phân tích và di chuyển khối lượng lớn văn bản. Office Migration Planning Manager bao gồm một công cụ quét và chuyển đổi tệp, giúp xác định định dạng văn bản đang được sử dụng và đưa ra quyết định đúng về việc nên chuyển tệp nào sang Open XML. Office Resource Kit cũng bao gồm những chỉ dẫn giúp triển khai và quản lý các định dạng văn bản. Công cụ chuyển đổi tệp trong Office có thể chuyển thử mục văn bản sang định dạng Open XML cho những tổ chức đang tìm cách di dời văn bản sang một môi trường mở rộng.
Ưu thế của Open XML
Định dạng này tạo nên điểm hội tụ giữa những thông tin có cấu trúc và không có cấu trúc trong văn bản. Nó được thiết kế nhằm kiểm soát nội dung văn bản, giúp cho dữ liệu được an toàn, dễ lưu chuyển hơn và phù hợp cho tương lai. Open XML có thể chuyển đổi 100% nội dung tồn tại trong các định dạng dữ liệu nhị phân ở Microsoft Office hiện thời sang dạng dữ liệu mở, dựa trên XML. Khả năng này cho phép các công ty chuyển đổi định dạng dữ liệu mở mà không phải từ bỏ tính thích ứng hoặc độ chính xác của những văn bản đang tồn tại, đồng thời đảm bảo thông tin không bị mất hoặc phá hủy.
Ông Nguyễn Việt Hải, Giám đốc EDT, một công ty chuyên về phát triển và đào tạo phần mềm trên nền ứng dụng Microsoft, nhận định: "Vai trò của định dạng văn bản trong trao đổi thông tin là vô cùng quan trọng ở thời đại hiện nay. Khả năng kết nối của chúng ta sẽ được cải thiện khi định dạng văn bản được chia sẻ giữa các ứng dụng và nền tảng. Với Open XML, người sử dụng trên thế giới có thể dùng Office làm nền tảng phát triển những giải pháp mới dành cho doanh nghiệp. Cá nhân tôi đánh giá rất cao tính tiện ích và hiệu quả mà định dạng này đem lại".
“Các doanh nghiệp lớn trên thế giới đang tìm kiếm phương cách thích nghi với áp lực của sự phối hợp lực lượng lao động xuyên quốc gia, đồng thời phải duy trì sự tuân thủ đối với môi trường bảo mật và pháp lý ngày một đòi hỏi cao”, Peter Dougherty, Giám đốc điều hành hãng Certeon Inc. (Mỹ), nói. “Chúng tôi coi Office Open XML là một cách thức mang tính cách mạng cho việc nâng cao năng suất lao động đồng thời tuân thủ các đòi hỏi khác của thực tế”.
Jochen Klipfel, Giám đốc điều hành của tập đoàn ITVT GmbH (Đức) thì đánh giá: "Sự ra đời của định dạng Open XML là bước phát triển logic tiếp theo trên con đường xây dựng các kiến trúc hướng dịch vụ. Mọi ứng dụng đều thông suốt và không doanh nghiệp nào biến thành hòn đảo riêng lẻ. Open XML cho phép phát triển và tích hợp các giải pháp của chúng tôi vào quy trình kinh doanh của khách hàng nhanh hơn bao giờ hết, đồng thời tạo nên cầu nối giữa các nguồn dữ liệu phân tán của doanh nghiệp".
Theo Fred Mueller, Phó chủ tịch hãng Mathsoft Engineering & Education, việc phê chuẩn Open XML theo tiêu chí của ECMA đã mở ra những cánh cửa mới cho sự tích hợp thông tin và văn bản.