Phần mềm ra đời từ "cải cách hành chính... "khát" CNTT"

Thảo luận về dự Luật CNTT vào ngày 23-5, không ít đại biểu QH cho rằng nhiều địa phương cũng ứng dụng CNTT nhưng lại là “phong trào”.

Phường 11, quận 6 (TP.HCM) cũng tự mình ứng dụng CNTT vào công tác quản lý hành chính bằng chính phần mềm do hai thanh niên của phường viết ra, không những giải quyết nhanh chóng đơn từ cho người dân, giảm tối thiểu thời gian chờ đợi các thủ tục hành chánh mà còn có thể phòng chống tiêu cực trong nội bộ. Chi phí là tiền cơm nước đúng nghĩa cho hai thanh niên viết phần mềm.

Ứng dụng CNTT: Bắt đầu từ việc đơn giản nhất

Khi một người dân có nhu cầu mua bán nhà, theo phương pháp thủ công thì sẽ phải tra 7 sổ bộ để kiểm tra tình trạng nhà có nằm trong diện quy hoạch hay không, có lấn chiếm, có quy phạm xây dựng, có quyết định thi hành án, có mua bán chưa, có tranh chấp hay không… Với phần mềm “quản lý hành chính” của phường 11, Q.6 (phiên bản 1.0) thì mọi việc có thể giải quyết ngay, anh Lê Thanh Bình, Phó chủ tịch UBND P.11 cho biết.

Một cán bộ của phường 11, quận 6 đang sử dụng Phần mềm quản lý hành chính phiên bản 1.0 để giải quyết thủ tục cho người dân

Giải quyết những trường hợp mua bán nhà, đất, cán bộ phường sẽ truy nhập vào kho thông tin đã được cập nhật, sẽ thấy ngay hiện trạng nhà và có thể giải quyết ngay trong ngày, trong buổi. Số nhà cũng vậy, dữ liệu có số cũ, số mới, diện tích nhà... Sổ dã ngoại (hiện đã cập nhật được 4.968 hồ sơ) sẽ cho biết số mới, số cũ, diện tích, được cấp giấy chứng nhận chưa. 

Khi làm khai sinh, thay vì làm thủ công, toàn bộ thông tin sẽ được cán bộ phường sẽ nhập toàn bộ thông tin vào máy, in một bản chính gửi lại cho người làm giấy khai sinh và giữ bản trích lục. Mua bán xe, đăng ký kết hôn, khai tử… tất cả công việc liên quan đến hành chính sẽ được giải quyết nhanh không để người dân phải chờ đợi lâu.

Phần mềm Quản lý hành chánh 1.0 chia cụ thể từng mảnh phụ trách: Tư pháp - hộ tịch (gồm khai sinh, kết hôn, chứng tử, mua bán xe), Kinh tế - nhà đất (gồm quản lý nhà đất, số nhà, sổ dã ngoại) và Văn phòng (công văn đến, công văn đi). “Toàn bộ hồ sơ lưu được đưa vào mạng nội bộ, tùy từng sở mục mà cán bộ có thể tra thông tin. Không phải tốn thời gian tra sổ bộ và thời gian chờ đợi của người dân cũng được giảm tối đa, có thể giải quyết ngay, không hẹn một hai ngày như lúc trước”, anh Bình cho biết.

“Ngoài việc giảm tối thiểu thời gian chờ, giải quyết nhanh các thủ tục khi người dân đến giao dịch hành chính, phần mềm này cũng giúp lãnh đạo phường có thể quản lý anh em, kiểm tra bộ phận tiếp nhận hồ sơ để xem họ có làm đúng quy chế hay không, có thể kiểm tra các khâu, kiểm tra thông tin và thời gian hẹn xử lý hồ sơ. Ví dụ như hồ sơ hẹn 2 ngày, nhưng đến hẹn mà dữ liệu chưa được nhập thì lãnh đạo có thể biết ngay. Đồng thời chống hiện tượng tiêu cực nếu có”, ông Nguyễn Văn Tiếng, Chủ tịch UBND phường cho biết thêm.

Từng bước tin học hoá

“Đây mới chỉ là phiên bản đầu tiên, chúng tôi sẽ nâng cấp và mở rộng thêm các tính năng dựa vào thực tế yêu cầu phát sinh từ công việc trong phường. Chúng tôi sẽ cố gắng đưa bản đồ nhà vào để khi nào tra thông tin thì có thể trực quan xem luôn vị trí nhà có gần cống, nằm trong khu quy hoạch hay không…”, anh Bình cho biết. Sắp tới sẽ nghiên cứu để đưa vào bảng đồ nhà của từng hộ gia đình để xem vị trí và có thể nhìn trực quan vị trí ngôi nhà. “Nhu cầu phát sinh đến đâu sẽ cải tiến đến đó!”, anh Bình nói một cách hóm hỉnh. 

Giao diện phần đăng ký khai sinh của Phần mềm quản lý hành chính phiên bản 1.0 của phường 11, Q.16

Phường 11 quận 6 (TP.HCM) có hơn 23.937 người, mười mấy cán bộ của phường không đủ sức giải quyết những yêu cầu của người dân trong phường, công việc hành chánh của phường còn nhiều hạn chế. Đặc biệt là thời gian tiếp nhận và giải quyết hồ sơ cũng rề rà, nhiều người dân phàn nàn, thậm chí chửi bới. “Không thể để mãi tình trạng thủ tục hành chánh ảnh hưởng đến người dân cộng với việc thực hiện cơ chế “một cửa” (theo dự án VIE/02/010), phường quyết định làm một cái gì đó…”, anh Lê Thanh Bình kể lại. Thế là, anh Bình cùng hai bạn thanh niên ở phường, Phan Công Toàn và Võ Lê Phú Xuân bắt tay làm… thử. Sau giờ làm việc, hai anh em mày mò đến tận 11, 12g đêm, có hôm đến gần sáng. Và sau một tuần, phiên bản đầu tiên của phần mềm quản lý hành chính đã có thể đi vào hoạt động. Sau hai tháng đưa vào sử dụng thử, vừa thử vừa cập nhật thì đến tháng 2-2006, phần mềm này đã có thể chạy tốt.

Giao diện phần đăng ký kết hôn của Phần mềm quản lý hành chính phiên bản 1.0 của phường 11, Q.16

"Hai anh em nghe anh Bình bàn về vấn đề thì bắt tay làm ngay. Không có gì to tát và khó khăn cả, chỉ đơn giản là dùng ngôn ngữ Visual Basic. Cái quan trọng là hiểu rõ yêu cầu công việc và viết chương trình phù hợp để hoạt động thôi. Với lại bọn mình chưa có nhiều thời gian, nếu được đầu tư thêm thì có thể cải tiến và mở rộng quy mô quản lý hơn nữa, kết nối các quận huyện khác…”, Phan Công Toàn cho biết. 

“Chi phí hả? Tiền cơm nước, tiền cơm nước đúng nghĩa nha, cho hai bạn Xuân và Toàn”, anh Bình cho biết. Tính đến hiện nay, ngoài phường 11, phần mềm này đã được ứng dụng cho phường 6, 8 sắp tới sẽ là phường 3 và phường 7. “Chi phí cài đặt thì "free" (miễn phí) hoàn toàn, chỉ một cái đĩa CD. Thời gian sẽ tuỳ thuộc vào cách giải quyết công việc ở bộ phận tiếp nhận nhưng chỉ khoảng một tuần, kể cả kết nối mạng LAN”, anh Phú Xuân cho biết về việc cài đặt và ứng dụng của phần mềm cải cách hành chính.

“Dù đã đưa vào ứng dụng và đã cho thấy phần nào hiệu quả nhưng cần có phiếu đánh giá về quy trình, quy cách tiếp dân của cán bộ phường”, ông Nguyễn Văn Tiếng cho biết. “Phường đã báo cáo về quận và thành phố đang chờ thẩm định. Chúng tôi vẫn cần phải nâng cấp thêm và sẽ tiến tới không xác nhận tay nữa. Thay vào đó, xác nhận lý lịch, xin việc… sẽ nhập hết vào máy để in ra. Phường sẽ trang bị thêm một máy để phục vụ cho người dân”.

Được biết, ngoài phần mềm này, phường 11 cũng đã hoàn chỉnh và cho chạy nội bộ trang web của phường. "Không dám nói là từng bước tin học hóa gì cả đâu. Trang web của phường chỉ dám "mơ" làm nơi cung cấp những thông tin cần thiết về phường, để những người muốn đầu tư hoặc muốn tìm thông tin về phường 11, quận 6 thì có thể ghé vào...", anh Bình cho biết thêm.

VI THẢO